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Schriftverkehr

 

Die Korrespondenz

Ob E-Mail oder Geschäftsbrief, es gelten immer die gleichen, wichtigen Grundregeln

jede Korrespondenz lebt von der optischen Gestaltung (Schrifttyp und Absätze beachten).

 

Pflichtangaben auf Briefpapier, E-Mails und Bestellscheine

Gemäß §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG muss jegliche Geschäftspost, egal ob Brief,       E-Mail oder Bestellformular, seit 01.01.2007 folgende Angaben enthalten, sonst läuft man Gefahr, von Mitbewerbern abgemahnt zu werden, bzw. es droht ein gerichtliches Zwangsgeld und weiterer Bußgelder in Höhe von bis zu € 5.000,--: 

  • Die Rechtsform der Firma
  • den Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die neue sechsstellige Nummer dazu, unter der die Gesellschaft eingetragen ist
  • den Inhaber, oder alle Geschäftsführer
  • den Aufsichtsrat, sofern die Gesellschaft einen solchen gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats

Die Geschäftsführer, bzw. der Vorstand und der Vorsitzende des Aufsichtsrats müssen mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen angegeben werden. Werden bei der GmbH Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital, sowie wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

 

Die 8 peinlichsten Korrespondenzfloskeln

Wie soll Ihr Unternehmen nach außen hin wirken? Altmodisch, verstaubt und behäbig? Oder wollen Sie lieber innovativ, dynamisch und vertrauenswürdig erscheinen? Wenn Sie die letzten Eigenschaften für sich in Anspruch nehmen, dann sollten Sie Ihren Schriftverkehr entsprechend auf Vordermann bringen.

Hier finden Sie die 8 peinlichsten und verstaubtesten Korrespondenzfloskeln, die leider in zahlreichen Briefen immer wieder anzufinden sind:

 

1. "Bezugnehmend auf Ihre freundliche Anfrage..." oder "Vielen Dank für Ihr Interesse. In der Anlage überreichen wir..."

Ein Kunde hat um ein Angebot gebeten - so sieht also Ihr Einstiegssatz aus? Sollte der Kunde noch bei einem anderen Unternehmen angefragt haben und er von diesem einen pfiffigeren Antwortbrief erhalten, haben Sie schon verloren.

Solche "Wischi-Waschi-Formulierungen" werden überlesen und der Kunde entscheidet dann nur noch nach dem Preis. Außerdem können Sie in einem Brief nichts "überreichen", sie schicken doch.

Machen Sie sich interessant, kompetent und vertrauenswürdig, dann entscheiden Kunden nicht nach dem Preis sondern nach der Ausstrahlung.

Beispiele zeitgemäßer Formulierungen:

  • "Wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung im Bereich xxx setzen... Unser Angebot wir Sie überzeugen..." 
  • "Wir freuen uns, dass Sie auf die Qualitätsprodukte der xxx GmbH setzen. Sie erhalten heute die gewünschten Preisangebote, die wir sehr günstig für Sie kalkuliert haben..." 
  • Gleich nach Ihrem Anruf haben wir ein Angebot für Sie erstellt, das Sie hoffentlich überzeugen wird..."
  • Wir freuen uns, dass Sie von unserer jangährigen Erfahrung im Bereich xxx profitieren möchten. Unser Angebot für Sie:"
  • "Unser Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen zusammengestellt..."
  • "Vielen Dank für Ihr Vertrauen: Wir haben Ihnen ein nach Ihren Wünschen und Anforderungen entsprechendes Angebot ausgearbeitet..."

 

2. "In vorstehender Angelegenheit..." oder "In vorbezeichneter Angelegenheit nehmen wir Bezug auf Ihr Schreiben vom... und nehmen dazu wir folgt Stellung..."

Wie viel steht die Angelegenheit vor? Zentimeter oder Kilometer? Und "Angelegenheit" - ist das nicht zu nüchtern ausgedrückt, um eine Kundenbeziehung aufzubauen oder zu erhalten? Außerdem würden Sie so am Telefon oder persönlich mit einem Interessenten oder Kunden sprechen? Also warum schreiben Sie es dann??? Kommen Sie sofort zur Sache und spechen die "Angelegenheit" direkt an. Es ist doch offensichtlich, dass sich das, was Sie in Ihrem Brief schreiben auf das im Betreff genannte bezieht - auf was denn sonst?

 

3. "Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen..."

So würden Sie nicht reden, oder? Warum schreiben Sie es dann??? Was soll das überhaupt sein: "freundliche Kenntnisnahme"? Und warum "übersenden" Sie statt zu "senden" oder zu "schicken"? Noch besser wäre: "Sie erhalten".

Beispiele zeitgemäßer Formulierungen:

  • "Sie erhalten heute unseren aktuellen Prospekt."
  • "Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens von... für Ihre Unterlagen."

 

4. "Die uns freundlicherweise überlassenen Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück..."

Ganz schön brutal. Waren die Unterlagen solch eine Last? Haben sie gar Schmerzen verursacht oder war es unangenehm für Sie, dass Sie diese so lange aufbewahren mussten? So haben Sie es nicht gemeint? Aber warum schreiben Sie dann so???

Beispiel zeitgemäßer Formulierung:

  • "Sie erhalten heute Ihre Unterlagen zurück..."

 

5. "In der Anlage finden Sie..."

Gemeint ist wohl, dass Sie etwas verschickt haben. Aber haben Sie es so gut versteckt, dass der Empfänger es erst suchen und finden muss?

Beispiele zeitgemäßer Formulierungen:

  • "Den Prospekt habe ich Ihnen, wie versprochen, mitgeschickt..."
  • "Die beigefügten Unterlagen informieren Sie über...
  • "Sie erhalten..."

 

6. "Für heute verbleiben wir höflich..."

Wo und wie verbleiben Sie denn? Aha und heute sind Sie noch höflich, wenn der Kunde nicht reagiert werden Sie unhöflich oder wie??? Diese Formulierung könnte verstaubter und altmodischer nicht sein. Bitte beenden Sie Ihren Brief immer mit einem Punkt und lassen die Grußformel niemals mit einfließen.

Beenden Sie Ihren Brief immer mit einem freundlichen Satz, der nichts mit "verbleiben" zu tun hat. Dieser Satz kann aber auch sehr individuell sein und lauten:

  • "Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht mich anzurufen. Mit freundlichen Grüßen"
  • "Viel Freude beim studieren der Vorschläge. Herzliche Grüße"

 

7. "In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben..."

...und Ihnen bald die Füße küssen zu dürfen? Merke: Höflichkeit hat nichts mit Unterwürfigkeit aus Kaisers Zeiten zu tun. Hören Sie auf zu dienen. Helfen Sie bei Fragen und unterstützen Sie.

Beispiele zeitgemäßer Formulierungen:

  • "Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Birgit Müller an, sie hilft Ihnen gerne weiter."
  • "Wenn Sie noch Wünsche oder Fragen haben, helfe ich Ihnen gerne weiter."

 

8. "Herr Müller steht Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung..."

Hmmm! Das macht Appetit auf mehr. Wie persönlich denn genau? Oder ist das so nicht gemeint? Merke: Niemand steht irgendjemand zur Verfügung - und schon gar nicht persönlich oder jederzeit!

Beispiele zeitgemäßer Formulierungen:

  • "Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen Herr Müller gern weiter."
  • "Wenn Sie Fragen haben, berate ich Sie gern."

 

 

Die richtige Schreibweise von Auslandsanschriften

Bei der korrekten Schreibweise von Auslandsanschriften besteht immer wieder Unsicherheit, ob das Länderkürzel "F" z. B. für Frankreich verwendet werden soll.

Die Deutsche Post und die DIN haben sich darauf geeinigt, dass diese Länderkennzeichen in Auslandsanschriften nur zu Missverständnissen und längeren Laufzeiten führen.

Hier die amtlichen Regeln für Auslandsadressen:

  1. Verwenden Sie keine Leerzeilen bei Auslandsadressen
  2. Verwenden Sie keine Länderkennzeichen
  3. Der Ort wird immer in der Landessprache geschrieben, also z. B. "ROMA" statt "ROM"
  4. Der Ort wird immer in Großbuchstaben geschrieben
  5. Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeit in Großbuchstaben und in deutscher Sprache unterhalb des Bestimmungsortes.

Beispiel Auslandsadresse in 4 Zeilen:

  1. Steve Miller
  2. 22, High Street Kensington
  3. LONDON
  4. GROSSBRITANNIEN

 

 

Wie Sie korrekt geschlechtsneutral fomulieren

Immer wieder taucht die Frage auf, wie man männliche und weibliche Personen im Schriftverkehr gleichzeitig und korrekt anschreibt. Laut Duden gelten folgende Regelungen:

1. Die Doppelnennung, da ist man immer auf der sicheren Seite

Beispiel:  An alle Lehrerinnen und Lehrer der Grundschule...

2. Schreibweise mit Schrägstrich

Die Schrägstrichschreibweise ist nur zusammen mit dem Bindestrich korrekt, wenn die weibliche Form durch Hinzufügen von Buchstaben ohne Wortveränderung an die männliche Form am Wortende gebildet werden kann. Optisch schöner sind aber immer geschlechtsneutrale Formulierungen siehe unten.

Beispiel: Liebe Mitarbeiter/ -innen oder Lehrer/ -innen

Die Schrägstrichschreibweise darf nicht angewendet werden, wenn sich Umlaute bilden oder im Wortinneren sich Buchstaben verändern.

Also falsch wäre:

  • Liebe Kollegen/ -innen ("en" bei Kollegen würde keinen Sinn ergeben)
  • An den Unfallarzt/Ärztin im Krankenhaus...

Formulieren Sie stattdessen lieber geschlechtsneutral  

Beispiele:

  • Ärzteschaft statt Ärztinnen und Ärzte
  • Ärztlicher Rat statt Rat des Arztes
  • Belegschaft statt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
  • Lehrerschaft statt Lehrerinnen und Lehrer
  • Redaktion statt Redakteure und Redakteurinnen 
  • Redepult statt Rednerpult
  • Studierende statt Studentinnen und Studenten
  • Verwitwete statt Witwen und Witwer

Vorsicht: Absolut unkorrekt wäre die Schreibweise mit großem "Innen" an das Namenwort:

LehrerInnen, PädagogInnen = falsch!